”Meddelande om avaktualisering och avanmälan”. 

Det var rubriken på de brev som före detta arbetslösa tidigare kunde få från Arbetsförmedlingen, när de hade fått ett jobb eller skulle börja studera.

– Avaktualiserad är ju inte ens ett riktigt ord. Men det användes mycket av oss internt eftersom vi länge har benämnt ärenden som avslutas på det sättet. Inom nästan alla verksamheter finns ett internt språk. Det är lätt att glömma bort att det inte alltid är begripligt för allmänheten, säger Martina Köö på Arbetsförmedlingen.

Mer tillgängligt

Hon är metod- och informationssamordnare inom avdelningen Personligt distansmöte och en av dem som arbetar med att kvalitet och bemötande ska vara likvärdigt och följa samma rutiner, oavsett vilken handläggare som är involverad eller var i landet ärendet hanteras.

Inom nästan alla verksamheter finns ett internt språk. Det är lätt att glömma bort att det inte alltid är begripligt för allmänheten.

Martina Köö.

– En del i det är att använda samma ordval och samma begrepp. Det kan handla om alltifrån att samtliga medarbetare på myndigheten har fått se över sina mejlsignaturer till att de brev som tidigare arbetslösa numera får har rubriken ”grattis till jobbet/studierna”. Det är mer begripligt än det här om avaktualisering, säger Martina Köö.

Hon berättar att denna förändring dessutom har bidragit till att minska arbetsbördan.

– Att bli avaktualiserad låter ju inte direkt positivt. Människor hörde av sig till oss och var oroliga och förstod inte vad som egentligen stod i brevet. Att jobba med klarspråk är faktiskt en demokratifråga, vi ska vara språkligt tillgängliga för alla.

Obligatorisk utbildning

Arbetsförmedlingens arbete med att se över det språk som myndigheten använder, både internt och i kommunikation med allmänheten, har pågått under många år.

Bland annat får samtliga nyanställda numera undervisning i myndighetens klarspråksarbete under den obligatoriska introduktionsutbildningen. 

Att jobba med klarspråk är faktiskt en demokratifråga, vi ska vara språkligt tillgängliga för alla.

Martina Köö, metod- och informationssamordnare på Arbetsförmedlingen.

Därutöver finns en webbutbildning med språkvetaren Fredrik Lindström som alla anställda kan ta del av på intranätet, man har tagit fram en skrivhandledning för hela myndigheten samt skapat olika interna forum dit medarbetare kan vända sig med språkfrågor.

Dessutom har man jobbat fram en namnhandbok där det är tydligt vilka namn, benämningar och termer som ska användas.

Levande diskussion

– Det som är så roligt med klarspråksarbetet hos oss är att det verkligen involverar allt och alla, på samtliga nivåer: både hur vi kommunicerar internt och externt. Det har lett till att språkbruk blivit en levande fråga hos oss, jag diskuterar det dagligen med mina kollegor, säger Martina Köö.

Martina Köö, handläggare på Arbetsförmedlingen
Martina Köö är glad att Arbetsförmedlingen har prisats för sitt arbete med ett lättare språk. Bild: Privat

Hon jobbar själv mycket med information i flera olika sammanhang, bland annat med intranätet, och konstaterar att klarspråksarbetet aldrig blir färdigt – det är ett arbete som måste hållas levande varje dag.

Årligt pris

Språkrådet, som alltså ligger bakom Klarspråkskristallen, är en avdelning inom den statliga expertmyndigheten Institutet för språk och folkminnen (Isof). En gång om året delar Språkrådet ut priset till en myndighet, kommun eller region för att uppmärksamma den språklag som finns sedan år 2009. 

I paragraf 11 står det att språket i offentlig verksamhet ”ska vara vårdat, enkelt och begripligt”. Tidigare vinnare är bland annat Skatteverket, Konsument- och medborgarservice i Göteborgs stad, Vårdguiden samt Södertörns tingsrätt.

Martinas tips – Så kan du jobba med klarspråk på en myndighet:

  • Fundera på varför det är viktigt att använda klarspråk. Vilken nytta och effekt skapar det för er, oavsett intern eller extern kommunikation?
    Exempel: Otydliga utskick skapar ofta frågor och missförstånd, vilket leder till merarbete och kan i förlängningen leda till merkostnader och att förtroendet minskar.
  • Håll det kort. Undvik långa meningar med bisatser. Använd begripliga och konkreta ord som visar vad ni menar med texten Tänk på att skriva det viktigaste först och se över strukturen på textmassan generellt. Vem är det som ska läsa texten i vilket sammanhang och vad förväntas av den som läser texten? En grundregel brukar vara ”en tanke per mening”.
  • Jobba medvetet med språkhantering. Prioritera arbetet och låt det genomsyra arbetet i hela organisationen. Låt inte strategin blir en pappersprodukt som checkar av att man har gjort något, men sedan inte fortsätter arbeta aktivt med.